Manual do usuário — aprovaAI

Introdução

O aprovaAI organiza pedidos de compra, despesas, viagens e outras solicitações internas num fluxo de aprovação com etapas — em vez de e-mail, planilha ou grupo de mensagens. Cada empresa (chamada de tenant no sistema) tem seus próprios usuários, tipos de solicitação e workflows, isolados de outras empresas que também usem a plataforma.

Ciclo de uma solicitação: o pedido de R$ 7.500 passa pela etapa 1 (gestor) e, por estar acima de R$ 5.000, também pela etapa 2 (diretoria) — aprovado, o solicitante é notificado.

Dentro de uma empresa, cada pessoa tem um ou mais papéis:

Papel	O que pode fazer
Solicitante	Cria solicitações e acompanha o andamento dos próprios pedidos.
Aprovador	Decide (aprova, rejeita ou pede ajuste) as solicitações das etapas em que foi designado.
Admin	Configura tipos de solicitação, workflows e usuários da empresa. Também pode aprovar, se for designado.
Observador	Acompanha uma solicitação específica sem poder decidir sobre ela.

Uma mesma pessoa pode acumular mais de um papel — por exemplo, um gestor costuma ser Solicitante e Aprovador ao mesmo tempo.

Primeiros passos

Entrar e criar sua empresa

Se sua empresa ainda não usa o aprovaAI, quem for configurar o sistema cria a conta em Cadastrar empresa, na tela de login — isso cria a empresa e a primeira conta de administrador.

Se sua empresa já usa o sistema, você recebe um e-mail e senha de acesso da pessoa administradora — basta entrar com esses dados.

Tela de login do aprovaAI — Tela de entrada — e-mail e senha, ou link para cadastrar uma nova empresa.

Visão geral do painel

Depois de entrar, o painel mostra quatro números: quantas solicitações você já criou, quantas estão pendentes esperando sua decisão, e quantas foram aprovadas ou rejeitadas.

Painel inicial do aprovaAI — Painel: contagem de solicitações por status, com atalho para criar uma nova.

No topo, o menu leva para Solicitações (suas listas) e, se você for Admin, para a seção Admin de configuração. No celular, esse menu fica atrás do ícone ☰.

Para quem solicita

Criar uma solicitação

No painel ou na lista de solicitações, clique em Nova solicitação.
Escolha o tipo de solicitação (ex: Pedido de Compra). Os campos abaixo mudam de acordo com o tipo escolhido.
Preencha título, descrição e, se pedido pelo tipo, o valor — o valor determina para qual etapa a solicitação vai (ver como funcionam as etapas).
Preencha os campos específicos daquele tipo (ex: fornecedor, justificativa) e anexe arquivos se precisar.
Clique em Enviar solicitação. Ela já sai criada e enviada para o primeiro aprovador do workflow.

Formulário de nova solicitação preenchido — Formulário de nova solicitação — os campos "Fornecedor" e "Justificativa" são específicos do tipo "Pedido de Compra".

Não tem tipo de solicitação disponível? Peça para um administrador configurar um tipo e um workflow em Administração antes de criar o primeiro pedido.

Acompanhar o status

Em Solicitações → Minhas solicitações você vê todos os seus pedidos com o status atual:

Pendente aguardando decisão de algum aprovador · Aprovado concluído, todas as etapas decididas · Rejeitado algum aprovador recusou o pedido.

Lista de solicitações do usuário — Lista de solicitações — clique em qualquer linha para ver o detalhe e o histórico de aprovação.

Abrindo uma solicitação você vê, do lado direito, cada etapa do workflow, quem precisa decidir e o que já foi decidido — inclusive o comentário de quem aprovou ou rejeitou.

Comentar e ajustar

Toda solicitação tem uma área de comentários visível para o solicitante, os aprovadores das etapas e qualquer observador adicionado. Use para tirar dúvidas ou justificar algo sem precisar de e-mail à parte.

Se um aprovador usar a opção Solicitar ajustes, a solicitação volta para rascunho com o comentário explicando o que precisa mudar — edite e envie de novo quando estiver pronta.

Fluxo de ajustes: o gestor devolve o pedido com um comentário obrigatório, a solicitação volta a rascunho, o solicitante anexa o que faltava e reenvia — na segunda passada, aprovado.

Cancelar um pedido

Enquanto a solicitação ainda não foi totalmente aprovada ou rejeitada, o solicitante pode cancelá-la a qualquer momento pelo botão Cancelar solicitação, na tela de detalhe. Uma vez concluída (aprovada ou rejeitada), ela não pode mais ser cancelada.

Para quem aprova

Ver o que está pendente para você

A aba Solicitações → Pendentes para mim mostra só os pedidos que estão parados esperando sua decisão na etapa atual — os outros aprovadores e o restante do fluxo não aparecem aqui, só o que é seu agora.

Lista de solicitações pendentes para o aprovador — Pendentes para mim — a fila de decisões que dependem de você.

Aprovar, rejeitar ou pedir ajustes

Ao abrir uma solicitação pendente para você, aparece um bloco de decisão com três opções:

Aprovar — o comentário é opcional; a solicitação segue para a próxima etapa (ou é concluída, se essa for a última).
Solicitar ajustes — comentário obrigatório; devolve o pedido para o solicitante revisar.
Rejeitar — comentário obrigatório; encerra a solicitação como rejeitada.

Bloco de decisão de aprovação, com botões Aprovar, Solicitar ajustes e Rejeitar — Bloco de decisão — visível só para quem é aprovador da etapa atual daquela solicitação.

Dica Ative as notificações push (ver Notificações) para saber na hora que algo chega para você decidir — sem precisar ficar checando a tela.

Como funcionam as etapas

Cada tipo de solicitação segue um workflow configurado pelo administrador, com uma ou mais etapas em sequência. Uma solicitação só avança para a próxima etapa depois que a etapa atual for aprovada — se for rejeitada em qualquer etapa, o fluxo se encerra ali.

Etapas podem ter uma regra de valor: por exemplo, um workflow de duas etapas pode ter a segunda etapa (diretoria) ativada só quando o valor do pedido passa de determinado limite — pedidos menores são concluídos já na primeira etapa.

Administração

As telas desta seção ficam em Admin, no menu superior, e só aparecem para quem tem o papel de Administrador.

Tipos de solicitação

Um tipo de solicitação define o nome, a descrição e os campos específicos que o solicitante vai preencher (além dos campos padrão: título, descrição, valor e anexos).

Em Admin → Tipos de Solicitação, clique em Novo tipo.
Dê um nome (ex: "Autorização de Viagem") e uma descrição curta.
Em Adicionar campo, crie quantos campos fizerem sentido: rótulo, tipo (texto curto, texto longo, número, data, seleção ou sim/não) e se é obrigatório.
Salve. O tipo já aparece disponível para quem for criar uma solicitação — mas só depois de ter um workflow configurado (próxima seção).

Editor de campos de um tipo de solicitação — Editor de campos — cada tipo de solicitação tem seu próprio formulário.

Tipos de solicitação podem ser desativados (sem excluir o histórico) em Admin → Tipos de Solicitação, se deixarem de ser usados.

Workflows e regras por valor

Um workflow liga um tipo de solicitação a uma sequência de etapas de aprovação. Cada tipo de solicitação tem sempre um único workflow ativo por vez.

Em Admin → Workflows, clique em Novo workflow e escolha o tipo de solicitação.
Em Adicionar etapa, crie cada etapa na ordem em que deve acontecer.
Para cada etapa, escolha os aprovadores (uma ou mais pessoas) e, se quiser, uma faixa de valor mínimo e/ou máximo — a etapa só é ativada se o valor da solicitação estiver dentro dela.
Salve. Ativar um novo workflow desativa automaticamente o anterior daquele mesmo tipo — solicitações já em andamento continuam no workflow com que foram criadas.

Editor de workflow com duas etapas e regra de valor — Exemplo: etapa 1 sem regra de valor (todo pedido passa por ela), etapa 2 só ativa acima de R$ 5.000.

Usuários e papéis

Em Admin → Usuários, você cria novas contas (nome, e-mail e uma senha temporária) e marca os papéis de cada pessoa — os mesmos da tabela na introdução. Uma pessoa pode ter mais de um papel marcado ao mesmo tempo.

Lista de usuários com papéis marcados — Usuários da empresa, com os papéis marcados por checkbox — mudam na hora, sem precisar salvar.

Só quem tem o papel de Aprovador (ou Admin) aparece disponível para ser escolhido como aprovador de uma etapa, ao configurar um workflow.

Notificações

Central de notificações

O sino no topo da tela mostra quantas notificações não lidas você tem. Clique para ver as mais recentes — cada uma leva direto para a solicitação relacionada. Use Marcar todas como lidas para zerar a contagem.

Ativar notificações push

Além do sino dentro do sistema, o aprovaAI pode avisar direto no seu computador ou celular — mesmo com a aba fechada — usando notificações push do navegador.

No topo da tela, clique no ícone de sino "desligado" ao lado do sino de notificações.
O navegador vai pedir permissão para mostrar notificações — clique em Permitir.
Pronto: esse navegador, nesse dispositivo, passa a receber avisos em tempo real. Clique de novo no mesmo ícone quando quiser desativar.

A ativação vale por navegador/dispositivo — se você usa o aprovaAI no computador e no celular, ative em cada um separadamente.

Perguntas frequentes

Posso editar uma solicitação depois de enviada?

Não diretamente. Se um aprovador pedir ajustes, ela volta para você poder editar e reenviar. Fora isso, cancele e crie uma nova se precisar corrigir algo antes de qualquer decisão.

O que acontece se eu for aprovador de mais de uma etapa do mesmo workflow?

Você decide normalmente em cada etapa em que estiver listado como aprovador, na ordem em que elas acontecem — a solicitação só chega até você quando for a sua vez.

Dá para acompanhar uma solicitação sem poder aprovar?

Sim — esse é o papel de Observador, usado para quem precisa só visibilidade (ex: financeiro, auditoria) sobre um pedido específico.

Os dados de uma empresa aparecem para outra empresa que usa o aprovaAI?

Não. Cada empresa (tenant) tem usuários, solicitações e workflows completamente isolados dos demais clientes da plataforma.